【摘要】企业办公室主任要对企业的发展战略、核心价值观等有深刻的理解和认同，积极维护企业的声誉和形象，不传播任何可能损害企业声誉的不良信息；在公文管理方面要承担公文的起草、审核、印发等工作，确保公文的质量和流转的规范性；要熟悉公文的格式、行文规则等要求，对重要文件严格把关，避免出现错误和疏漏。
引言：
企业办公室主任是全面主持行政部门管理工作重要职责，需要积极贯彻上级各项决定，协调各职能部门及分公司各方面的关系，推动各项工作的顺利开展；是执行公司文件管理制度，组织各部门文件标准化、规范化的落实者，监控各单位文件管理落实情况；还是负责档案室的管理工作，并对档案管理工作进行监督和指导。那么，怎样做好公司各项文件和制度的起草、拟定和完善呢？又如何严格遵守好企业各项原则呢？笔者探讨了几个方面的见解供作参考：
一、国有企业办公室主任的工作职责
1、综合协调：办公室主任是企业内部各部门之间、企业与外部单位之间沟通协调的关键枢纽，要确保信息的顺畅传递和各项工作的协同推进。例如，组织协调跨部门的项目合作，合理安排各方资源，解决合作过程中出现的问题，保障项目顺利进行。
2、参谋助手：要胸怀全局，从大局出发谋划和处理事务，为领导决策提供有价值的建议和信息。比如，提前收集整理相关行业动态、市场信息等资料，供领导在制定企业战略规划时参考。
3、会议组织：负责各类会议的筹备、组织和实施，包括会议议程的安排、会议材料的准备、会议通知的发放以及会场的布置等。像组织公司年度工作会，需要提前确定会议时间、地点，拟定详细的议程，准备好工作报告、讲话稿等各类材料，并及时通知参会人员。
4、公文管理：承担公文的起草、审核、印发等工作，确保公文的质量和流转的规范性。要熟悉公文的格式、行文规则等要求，对重要文件严格把关，避免出现错误和疏漏。
5、信息宣传：制定并执行企业品牌宣传策略，通过各种渠道提升企业品牌形象和知名度，同时策划和组织企业文化活动。例如，利用企业官网、社交媒体等平台发布企业新闻、宣传企业文化和成就，增强企业的社会影响力。
6、档案管理：做好文书、档案的整理、归档及保管工作，建立健全相关管理制度，确保档案资料的完整性和安全性。
7、其他工作：完成领导交办的其他任务，如协助支部做好部分党建工作等。
二、企业办公室主任遵守的原则
（一）对企业的忠诚原则
1、企业办公室主任要始终将企业的利益放在首位。例如，在面对竞争对手的高薪挖角时，不能轻易动摇，坚守在本企业岗位上。同时，要对企业的发展战略、核心价值观等有深刻的理解和认同，积极维护企业的声誉和形象，不传播任何可能损害企业声誉的不良信息。
2、要保守企业的商业秘密。像企业的财务数据、客户信息、核心技术资料等，这些信息一旦泄露，可能会给企业带来巨大的损失。办公室主任要严格管理自己和办公室人员，确保这些信息的安全。
（二）对上级的忠诚原则
1、在工作中，要尊重上级的决策和指示。当上级下达任务时，要认真执行，即使任务有困难，也要积极主动地寻找解决办法，而不是推诿扯皮。例如，上级要求办公室在短时间内筹备一场大型会议，办公室主任要合理调配资源，组织人员，按照上级的要求完成任务。
2、但同时也要注意，对上级的忠诚不是盲目服从。当上级的决策明显违反法律法规或者严重损害企业利益时，办公室主任要敢于提出合理的建议，通过恰当的方式表达自己的观点。
（三）为领导服务的原则
1、办公室主任要为领导提供全方位的服务。这包括协助领导安排日程，如合理安排领导的会议、出差等事务，确保领导的工作时间得到充分利用。例如，提前了解会议的议题、参会人员等信息，为领导准备会议资料。
2、还要为领导提供决策支持。收集和整理与企业决策相关的各类信息，如市场动态、竞争对手情况等，及时向领导汇报，帮助领导做出科学合理的决策。
（四）为员工服务的原则
1、要关心员工的工作和生活。例如，当员工遇到工作上的困难时，办公室主任要积极协调资源帮助解决，像协调部门之间的矛盾，为员工提供培训机会等。
2、为员工创造良好的工作环境。这包括办公设施的维护、办公环境的整洁等。例如，定期检查办公设备是否正常运行，及时维修损坏的设备，保持办公室的清洁卫生，营造一个舒适的工作氛围。
（五）为业务部门服务原则
1、协调各部门之间的关系，促进部门之间的沟通与合作。例如，当销售部门和生产部门在产品交付时间上出现分歧时，办公室主任要发挥协调作用，组织双方进行沟通，找到一个双方都能接受的解决方案。
2、为业务部门提供后勤保障。如保障办公用品的供应、车辆的调配等。当业务部门需要外出洽谈业务时，办公室主任要安排好车辆，确保业务活动顺利开展。
（六）企业经济效率的原则
1、时间管理方面，办公室主任自己要合理安排时间，分清工作的轻重缓急。例如，可以采用“四象限法则”来管理时间，把工作分为重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急四个类别，优先处理重要且紧急的工作。
2、要提高会议效率。在组织会议时，提前确定会议议程，控制会议时间，避免会议冗长拖沓。例如，规定会议发言时间，让参会人员能够高效地表达观点，快速做出决策。
3、工作流程优化方面，对办公室内部的工作流程进行优化。例如，简化文件审批流程，减少不必要的环节，提高文件流转速度。同时，要监督和评估工作流程的执行情况，及时发现和解决流程中存在的问题。
4、推广使用高效的办公工具和软件。如办公自动化系统，通过该系统可以实现文件的电子化审批、信息的快速传递等功能，提高整体工作效率。
三、企业办公室主任对办事的几点建议
1、把握规律与重点：办公室工作繁杂琐碎，但办公室主任要善于从中把握规律，分清主次、轻重、缓急，合理安排工作。例如，对于日常的值班、办公用品分配等工作，要制定规范流程，确保高效有序；对于重要项目推进、突发事件处理等重点工作，则要集中精力、优先安排。
2、坚持原则与灵活协调：在协调工作中，既要坚持原则，不能当“好好先生”，又要讲究工作艺术，因人因事施法。比如，在处理部门之间的利益冲突时，要依据企业的规章制度和整体利益进行协调，同时也要充分考虑各方的实际情况和诉求，寻求合理的解决方案。
3、沉着应对急事难事：面对急事和突发事件，要保持冷静，迅速分析情况，及时拿出意见和建议，并按照规定程序进行处理。如遇到突发的安全生产事故，办公室主任要第一时间向领导汇报，协调相关部门开展应急救援工作，同时做好信息的收集和上报，确保事故得到妥善处理。
4、任劳任怨讲奉献：办公室工作往往默默无闻，办公室主任需要具备奉献精神，不计个人得失，任劳任怨地完成各项工作任务。
四、企业办公室主任对办文的几点见解
1、确保质量：公文是企业传达决策、部署工作、沟通信息的重要工具，办公室主任要严格把关公文的质量，做到内容准确、表述清晰、格式规范。在起草重要文件时，要深入调研、反复推敲，确保文件的观点正确、措施可行；在审核文件时，要仔细检查文字、数据、逻辑等方面的问题，避免出现错误和漏洞。
2、提高效率：要优化公文流转流程，减少不必要的环节，提高办文效率。例如，利用信息化办公系统，实现公文的线上起草、审核、签发、流转，缩短公文办理时间，确保文件能够及时传达和执行。
3、强化保密意识：在办文过程中，要严格遵守保密规定，对涉及企业机密的文件要妥善保管，控制知悉范围，防止泄密事件发生。
五、企业办公室主任对办会的几点要求
1、精心筹备：会议的成功举办离不开充分的筹备工作。办公室主任要提前制定详细的会议方案，包括会议主题、议程、时间、地点、参会人员等，并做好会议材料的准备和会场的布置。例如，在筹备董事会时，要提前收集整理好董事会议案及相关资料，确保会议能够顺利进行。
2、注重细节：办会过程中要注意各种细节，如会议通知的及时准确发放、参会人员的签到、会议期间的茶水供应、音响设备的调试等，以确保会议的顺利进行。这些细节虽然看似微小，但却直接影响到会议的效果和参会人员的体验。
3、强化执行：会议结束后，要及时整理会议纪要，明确会议决议和任务分工，并跟踪督促相关部门和人员落实会议决定。对于重要会议的决议，要定期进行检查和反馈，确保会议成果得到有效转化和落实。
作者单位: 湖南省煤业集团资兴实业有限公司 姚鑫锐
本网责任编辑 陈茂春